Mit dem Assistenten werden Sie mit drei Schritten durch die Übernahme von DR-Akten geführt
Im Ersten Schritt können Sie ein Laufwerk auswählen, in welchem sich der Übergabe-Datenträger befindet. Es werden nur Wechsellaufwerke unterstützt.
Nach dem Sie auf (F10) geklickt haben, wird das ausgewählte Laufwerk überprüft, ggf. darauf enthaltene Übergabedateien werden analysiert und ausgewertet. Wenn die Übergabedateien von einem Fremdanbieter erzeugt worden sind, wird folgender Hinweis angezeigt:
Nach dem Sie den ggf. erscheinenden Hinweis mit bestätigt haben, wird angezeigt, von welchem Kollegen die Daten stammen. Sie können hier außerdem festlegen, ob zusätzlich zu den in Art des Auftrags vorhandenen Informationen ein Ü eingetragen werden soll. Damit wird auch später ersichtlich, dass diese Daten von einem Kollegen übernommen worden sind. Des weiteren können Sie festlegen, ob als Eingangsdatum das heutige Datum oder aber das in den übergebenen Akten gespeicherte Datum als Eingangsdatum verwendet werden soll.
Mit einem Klick auf (F10) kommen Sie zur dritten Seite. Hier wird eine Zusammenfassung der Einstellungen angezeigt.
Klicken Sie nun auf (F10), werden die Daten eingelesen. Bitte beachten Sie, dass dieser Vorgang je nach Anzahl übergebener Akten eine Weile dauern kann. Nach dem das Einlesen erfolgt ist, werden alle Datensätze in einer Tabelle angezeigt.
Wenn Sie nur bestimmte Akten übernehmen wollen, entfernen Sie bei den nicht zu übernehmenden Akten das Häkchen links am Datensatz. Klicken Sie nun auf Eintragen, werden die Daten verarbeitet. Dabei werden neue Akten erzeugt, das Namenverzeichnis sowie die Adress-Datenbank werden aktualisiert. Ein kleines Fenster gibt Auskunft über die momentan verarbeitete Akte.
Nach dem der Übernahmevorgang abgeschlossen worden ist, wird in einer kleinen Meldung angezeigt, wieviele Akten übernommen worden sind.
Klicken Sie auf den Button oder , können Sie sich eine Liste der zu übernehmenden Akten ausdrucken lassen. Dazu wählen Sie im folgenden Fenster den zu verwendenden Drucker aus:
Bestätigen Sie die Auswahl mit wird die Liste gedruckt.
Wenn Sie innerhalb der Liste einen Begriff suchen möchten, klicken Sie auf den Button , es wird folgendes Fenster angezeigt:
Geben Sie hier den Suchbegriff ein und bestätigen Sie die Eingabe mit . Anschließend wird in der Liste nach dem entsprechenden Suchbegriff gesucht. Es handelt sich um eine Volltextsuche, d.h. es wird in jeder Spalte der Liste gesucht. Wenn sich ein Treffer ergibt wird der Datensatz markiert, die Suche wird dann unterbrochen. Mit F3 können Sie nach dem selben Begriff weiter suchen lassen.
