Das Dokumentenmanagement des GV Büro System ist ein äußerst leistungsfähiges und mächtiges Tool. Es ist in der Lage, nahezu sämtliche Arten von Dokumenten auf einfache Art und Weise in das GV Büro System zu integrieren. Die Bedienung des Dokumentenmanagements ist für einen Windows-Anwender absolut kein Problem, das Programm orientiert sich am Verhalten des Betriebssystems. Nahezu alle Funktionen, welche auch der Windows-Explorer bietet, sind auch in unserem Dokumentenmanagement enthalten, angefangen beim Drag & Drop bis zur Anbindung eines Kontextmenüs über die rechte Maustaste.
Selbstverständlich unterstützt unser Dokumentenmanagement die Aktenführung nach Gerichtsvollzieherordnung GVO, Fünfter Abschnitt, §§ 56 und 58, wo gibt es etwas Vergleichbares ?
In einer übersichtlichen Baumstruktur wird die Aktenführung nach GVO dargestellt:
Mit dem Dokumentenmanagement können Sie im GV Büro System alle im Büro anfallenden Dokumente verwalten. Es ist möglich, beliebige Dokumente, wie z.B. PDF-Dateien, Microsoft Word- oder Excel-Dokumente oder Bilder zu verwalten. In den Dienstregistern gibt es eine gesonderte Dokumentenverwaltung, hierauf gehen wir später näher ein. Beim Start der Dokumentenverwaltung wird das folgende 3-teilige Fenster angezeigt:
Die linke Seite des Fensters enthält die Baumstruktur der Dokumentenverwaltung. Durch einen Klick auf das Plus- bzw. das Minus-Zeichen links neben einem Ordner-Symbol kann die Struktur auf- bzw. zugeklappt werden.
In diesem Beispiel wurde auf das Plus-Zeichen links vom Ordner 06 (welcher für das Jahr 2006 steht) geklickt. Im Ordner 06 sind noch die Ordner Register und Kassenbücher enthalten, in unserem Beispiel wurde der Ordner Kassenbücher ausgewählt. Im oberen Bereich des Dokumentenmanagements ist eine kleinere Liste enthalten, in ihr werden die gespeicherten Dokumente in diesem Ordner angezeigt:
Im Beispiel sehen Sie die Kopie der gedruckten Kassenbuch II-Buchungen Nr. 80 - 136. Die Kopien der gedruckten KB-Seiten werden vom GV Büro System automatisch erzeugt und in den richtigen Ordner gespeichert. Es handelt sich hierbei um PDF-Dokumente (engl. Portable Document Format). Dieses Dateiformat kann mit dem kostenlos erhältlichen Tool Acrobat-Reader der Firma Adobe angezeigt und gedruckt werden. Sollte der Acrobat-Reader nicht auf Ihrem Computer installiert sein, finden Sie das Setup im Ordner C:\Programme\Workshop\Dokumentation\AdbeRdr70_deu_full.exe. Die im Dokumentenmanagement gespeicherten Dokumente können selbstverständlich auch im GV Büro System angezeigt werden, sie müssen das gewünschte Dokument in der Liste nur doppelt anklicken oder rechts auf den Button klicken. In dem größten Bereich des Fensters des Dokumentenmanagements wird das gewünschte Dokument angezeigt:
In diesem Beispiel haben wir uns die gedruckten KB II-Buchungen Nr. 80 - 136 anzeigen lassen. Die dem gewählten Dokumente zugehörige Anwendung (hier der Acrobat-Reader) wird gestartet und im Fenster des Dokumentenmanagements angezeigt. Wenn beispielsweise ein Microsoft Word-Dokument im Dokumentenmanagement doppelt angeklickt wird, wird Microsoft Word gestartet und im Fenster des Dokumentenmanagements angezeigt. Wir möchten Sie ausdrücklich darauf hinweisen, dass die zur Anzeige eines Dokumentes verwendeten Anwendungen NICHT von uns programmiert wurden, in den Anwendungen aufgetretene Fehler können wir nicht beheben!
In diesem Beispiel wurde ein Microsoft-Word-Dokument in das Dokumentenmanagement aufgenommen. Wie Sie sehen, wird das Dokument im unteren Teil des Fensters wie in Microsoft Word dargestellt.
Auf der rechten Seite des Dokumentenmanagements finden Sie Buttons, deren Funktion auf den folgenden Seiten separat erläutert werden:
Hier einige Tipps und Tricks zum Umgang mit der Dokumentenverwaltung:
Dokumente können auf mehrere Arten zur Dokumentenverwaltung hinzugefügt werden. Die einfachste, nämlich durch einen Klick auf den Button Hinzufügen, haben wir bereits erläutert. Es gibt aber auch noch andere Wege, ein Dokument zur Dokumentenverwaltung hinzuzufügen...
Hinzufügen per Drag & Drop:
Drag & Drop bedeutet Ziehen und Ablegen, womit die Vorgehensweise eigentlich schon treffend erklärt wurde. Angenommen Sie haben den Windows-Explorer geöffnet und sehen in einem beliebigen Ordner ein Word-Dokument. Dieses Dokument ist der DR-Akte 252/06 zugeordnet. Warum also nicht in die Dokumentenverwaltung aufnehmen? Nichts ist einfacher als das, vorausgesetzt das GV Büro System ist bereits gestartet, die Akte 252/06 ist geöffnet und die Registerkarte Anlagen ist aktiv:
Im Hintergrund liegt das Fenster mit der geöffneten DR II-Akte 252/06, im Vordergrund sehen Sie den Windows-Explorer. Im Explorer werden die beiden Dokumente Schuldnerinfos.doc und Protokoll.doc angezeigt. Wenn Sie nun das Dokument Schuldnerinfos.doc zur Dokumentenverwaltung hinzufügen möchten, klicken Sie das Dokument bitte mit der linken Maustaste an, halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen Sie das Dokument einfach auf das im Hintergrund liegende Fenster des GV Büro System in die obere Liste. Wenn sich die Maus über der Liste befindet ändert sich der Mauscursor. Lassen Sie nun die linke Maustaste los, wird das gewählte Dokument verschoben:
Wie Sie sehen, befindet sich das Dokument nun nicht mehr in dem Ordner sondern in der Dokumentenverwaltung.
Wenn Sie das Dokument mit der rechten Maustaste auf die Dokumentenverwaltung ziehen, wird beim Loslassen der rechten Maustaste folgender Assistent angezeigt:
Hier können Sie nun entscheiden, ob das gewählte Dokument in die Dokumentenverwaltung verschoben werden soll, oder ob eine Kopie dort angelegt wird. Des weiteren können Sie dem Dokument hier einen neuen Namen geben. Bitte beachten Sie, dass Sie die Dateinamenerweiterung (in diesem Beispiel ".DOC") NICHT angeben dürfen, sie wird vom Originaldateinamen übernommen! Klicken Sie auf den Button , wird die gewählte Aktion ausgeführt.
