Laut Nummer 6 der Ausfüllanleitung zum Dienstregister II müssen Aufträge, die nach Ablauf der auf das Jahr der ersten Eintragung folgenden 3 Kalenderjahre nicht endgültig erledigt sind, unter einer neuen Nummer in das Register des neuen Jahres übernommen werden. Dabei ist zu beachten, dass diese Akten den Neueingängen vorangestellt sein müssen!
Wenn Sie also einen neuen Jahrgang beginnen, also die nächste zu vergebende DR-II-Nummer die Nummer 1 wäre, zeigt das GV Büro System den folgenden Hinweis an:
Sobald die erste Akte im neuen Jahrgang eingetragen wurde, wird der Hinweis nicht erneut angezeigt!
Für Sie bedeutet dies, dass alle Akten aus dem in dem Hinweis angezeigten Jahrgang, welche noch nicht endgültig erledigt sind, durch einen geringen Aufwand in den aktuellen neuen Jahrgang zu übernehmen sind.
Bestätigen Sie hierzu den Hinweis mit einem Klick auf den Button . Wechseln Sie nun in den vom Programm vorgegebenen Jahrgang. In diesem Beispiel ist es der Jahrgang 2012:
Tipp: Durch Drücken der Tasten Bild auf oder Bild ab können Sie den Jahrgang wechseln, bestätigen Sie die Eingabe der gewünschten DR-Nummer mit Enter ↵.
Es wird die erste Seite des Dienstregisters mit den gespeicherten Daten dieser Akte angezeigt. Rechts neben dem Feld für die Eingabe der DR-Nummer sehen Sie nun den Button :
Klicken Sie diesen Button an, wird die gewählte Akte in den neuen Jahrgang übernommen. Bei der Übernahme der Akte wird das Eingangsdatum der alten Akte in die neue Akte übernommen. Dies entspricht der Vorschrift. Die Akte wird also auch bei der Berechnung der Geschäftsbelastung korrekt gewertet!
WICHTIG!!! Das Übernehmen oder Vortragen einer alten Akte in den neuen Jahrgang muss durch einen Klick auf den Button erfolgen. Die Automatik durch Eingabe der alten DR-Nummer in das Feld Art des Auftrags und anschließendem Drücken der Taste F9 greift hier nicht!
Nach dem Klick auf den Button ist eigentlich schon fast alles erledigt. Sie sehen dies an der jetzt veränderten Anzeige der DR-Nummer:
Klicken Sie nun noch auf den Button oder drücken Sie die Taste F10 um die Akte zu speichern. Wiederholen Sie den Vorgang für alle noch nicht endgültig erledigten Akten aus dem entsprechenden Jahrgang.
Nachdem alle Akten übernommen wurden, können Sie Ihre Neueingänge wie bisher eintragen.
