am Beispiel von "Windows Live Mail"
"Windows Live Mail" ist der Nachfolger von "Outlook Express" und dient als Standard-E-Mail-Client unter den neueren Betriebssystemen wie Windows Vista oder Windows 7, da hier kein E-Mail-Programm mehr enthalten ist.
Die Freeware kann Werbe-Mitteilungen, Viren und betrügerische Phishing-Mails automatisch blocken und bietet zusätzlich einen Kalender, der Sie über Ihre Termine auf dem Laufenden hält.
In Windows Live Mail sind 3 Grundprogramme enthalten:
- Kalender
- Kontakte
Wir möchten Sie ausschließlich über das E-Mail-Programm informieren.
Was ist E-Mail?
Die Bezeichnung E-Mail stammt vom englischen Wort: electronic mail: Vor dem Aufkommen von E-Mail wurden Nachrichten als Brief oder Telegramm, später als Fernschreiber und Teletex (die letzteren beiden waren erste digitale Übertragungsverfahren) sowie Fax übermittelt. Ende der 1980er Jahre begann dann der Erfolgsweg der E-Mail.
Die Einführung von E-Mail wurde nicht gezielt geplant, sondern eroberte das Netzwerk.
Wie funktioniert E-Mail?
Für den Transport von E-Mail wird seit 1982 das SMTP-Protokoll (Simple Mail Transfer Protocol) verwendet. Dieses Protokoll schickt die zu sendende E-Mail zum nächsten E-Mail-Server. Dieser leitet die E-Mail an den „Empfänger“ Mail Server. Der Empfänger holt sich dann über den Transport von POP3 oder IMAP die Nachricht ab.
Was ist Windows Live Mail?
"Windows Live Mail" ist der Nachfolger von "Outlook Express" und dient als Standard-Mailclient unter den neueren Betriebssystemen wie Windows Vista oder Windows 7, da hier kein Mail Programm mehr enthalten ist.
Optisch erinnert die Software an die Benutzeroberfläche von Outlook mit einer großen Vorschau-Funktion auf der rechten Seite.
Einrichtung eines E-Mail-Konto
Starten Sie Windows Mail das erste Mal, öffnet sich der Einrichtungsassistent automatisch. (Fahren Sie in diesem Fall mit Bild 4 der Bildergalerie fort). Ansonsten klicken Sie unter dem Menüpunkt Extras auf E-Mail-Konten.
Klicken Sie in dem sich öffnenden Fenster auf Hinzufügen, um ein neues Konto einzurichten.
Markieren Sie E-Mail-Konto und klicken Sie anschließend auf Weiter Tragen Sie in das freie Feld den Namen ein, der als Absender auf den versendeten Mails stehen soll. Klicken Sie danach auf Weiter.
Dieser Name ist nicht Ihre E-Mail-Adresse, sondern ein angezeigter Name
Geben Sie die vollständige E-Mail-Adresse Ihres E-Mail-Kontos ein.
Geben Sie den Typ des Posteingangsservers (POP3 oder IMAP) sowie die Posteingangs- und Postausgangs-Serveradresse an. Klicken Sie anschließend auf Weiter.
Setzen Sie bei „Ausgangsserver erfordert Authentifzierung“ einen Haken
Tragen Sie den Benutzernamen und das Kennwort, mit denen Sie online Ihre E-Mails abrufen, ein. Klicken Sie auf Weiter, um mit der Kontoeinrichtung fortzufahren.
Das Programm löscht nach dem Abrufen der E-Mails alle Nachrichten aus Ihrem Konto. Setzen Sie einen Haken bei E-Mails jetzt nicht herunterladen, um das zu verhindern und weiterhin die E-Mails auf dem Server zu sichern. Mit einem Klick auf Fertig stellen schließen Sie die Einrichtung Ihres E-Mail-Kontos ab
Aufbau einer E-Mail Adresse
Um das Funktionieren von E-Mail zu gewährleisten, ist es, genau wie bei der Briefpost, erforderlich, dass jeder E-Mail- Teilnehmerin bzw. jedem E-Mail-Teilnehmer eine weltweit eindeutige Adresse zugeteilt wird.
Die E-Mail-Adresse im Internet ist mit einer herkömmlichen Adresse vergleichbar. Allerdings gibt es hier keine Postleitzahlen, Straßennamen oder Hausnummern, sondern die E-Mail-Adresse setzt sich zusammen aus der Benutzerkennung der Teilnehmerin bzw. des Teilnehmers (oft der Name) und dem Namen des Mailservers.
Der Aufbau einer E-Mail-Adresse soll nun anhand eines Beispiels erläutert werden.
Zwischen dem Namen des Teilnehmers und dem Namen des Mail-Servers steht das international vereinbarte Zeichen @ ('at' engl. = "bei".) Auf der Tastatur erhalten Sie dieses Zeichen mit der Tastenkombination Alt Gr + Q.
W.Pfiffig.Obergerichtsvollzieher@gerichtsvollzieher.de
Aufbau einer E-Mail-Nachricht
E-Mails sind intern in zwei Teile geteilt: Den Header mit Kopfzeilen und den Body mit dem eigentlichen Inhalt der Nachricht.
Header – der Kopf der E-Mail
Die Header genannten Kopfzeilen einer E-Mail geben Auskunft über den Weg, den eine E-Mail genommen hat, und bieten Hinweise auf Absender, Empfänger, Datum der Erstellung, Format des Inhaltes und Stationen der Übermittlung.
Body – der Inhalt der E-Mail
Der Body einer E-Mail ist durch eine Leerzeile vom Header getrennt und enthält die zu übertragenden Informationen in einem oder mehreren Teilen.
Besonderheiten vom Body können sein:
- Signature – die Unterschrift unter der E-Mail
- Eine Unterschrift ist optional (für geschäftliche E-Mails sind jedoch in Deutschland bestimmte Inhalte vorgeschrieben. Sie gibt nähere Erläuterung zum Absender, zum Beispiel dessen Klarnamen, Arbeitsstelle, … Sofern diese Unterschrift den Absender angibt, stellt sie eine elektronische Signatur im Sinne des Signaturgesetzes dar. Neben oder alternativ zu dieser „einfachen“ elektronischen Signatur kann eine E-Mail auch eine digitale Signatur enthalten, die Fälschungen oder Verfälschungen der E-Mail erkennbar macht. Unter bestimmten Voraussetzungen kann eine digitale Signatur rechtlich eine qualifizierte elektronische Signatur darstellen, die dann eine zur manuellen Unterschrift eines Briefes gleichwertige Rechtskraft besitzt.
- Dateianhänge
- Ein Dateianhang (engl.: attachment) ist eine Datei, die im Body einer E-Mail verschickt wird. Dateianhänge können Computerviren beinhalten, daher sollte mit ihnen sorgsam umgegangen werden. Die Größe eines Attachments ist zwar prinzipiell nicht begrenzt, wird aber in der Realität durch Größenbeschränkungen für die gesamte E-Mail sowie für das Postfach des Empfängers limitiert.
Bevor Sie eine E-Mail verschicken, sollten Sie sich im Klaren sein, in welchem Format Sie die E-Mail verfassen
Wahl des richtigen E-Mail-Formats:
- Wenn Sie empfangene E-Mails nicht richtig lesen können, kann es daran liegen, dass das vom Absender gewählte E-Mail-Format nicht vom Empfänger verstanden werden kann.
- Das anspruchlose Nur-Text-Format sollte von jedem Empfänger (d.h. dessen E-Mail-Client) gelesen werden können.
- E-Mails im HTML-Format (dem Format von Internet-Seiten) können ebenfalls von den meisten E-Mail-Clients gelesen werden. So lassen sich Texte formatieren (fett, unterstrichen, farbig etc.), Bilder und Hintergrundgrafiken einfügen.
- MS-Outlook bietet zusätzlich das (proprietären) Format: Microsoft Outlook-Rich-Text (RTF): Sollte nur verwendet werden, wenn der Empfänger ebenfalls Outlook-User ist. (Siehe dazu die Grafik im nächsten Abschnitt mit der Markierung F)
E-Mails verfassen
Um eine E-Mail zu verfassen klicken Sie auf die Schaltfläche E-Mail in der Symbolleiste.
Folgendes Fenster öffnet sich:
- 1 In der Zeile An… tragen Sie die Empfänger E-Mail Adresse ein. Alternative können Sie über Kontakte – die Sie vorher erfasst haben – den Empfänger auswählen.
- Sollen es mehrere Empfänger gleichzeitig die E-Mail erhalten können Sie dies über die Funktion Cc und Bcc einschalten:
- 'CC'
- Carbon Copy. An diese E-Mail-Adresse wird ein Durchschlag geschickt.
- Der Unterschied zu 'To' besteht lediglich darin, dass der Empfänger die Mail als Kopie erkennt.
- Er nimmt in der Regel die Mail zur Kenntnis, ohne sich direkt angesprochen zu fühlen, bzw. aktiv zu werden.
- 'BCC'
- Blind Carbon Copy, an diese E-Mail-Adresse wird eine "Blind"- Kopie geschickt, die für den Empfänger keine Hinweise enthält, an wen die E-Mail sonst noch gesendet wurde.
- 'CC'
- Sollen es mehrere Empfänger gleichzeitig die E-Mail erhalten können Sie dies über die Funktion Cc und Bcc einschalten:
- 2 In der Zeile Betreff vermerken Sie einen Betreff. Mit kurzen Schlagwörtern sollte der Inhalt der E-Mail wieder gegeben werden.
- 3 Im Body erfassen Sie Ihre Nachricht.
Zum Versenden der Nachricht klicken Sie auf die Schaltfläche Senden
E-Mails beantworten
Sofern Sie eine E-Mail erhalten haben, können Sie diese schnell und einfach beantworten. Markieren Sie die entsprechende E-Mail im Posteingang 1 und klicken die Schaltfläche Antworten 2 an.
Die empfangene E-Mail wird voreingestellt mit dem Empfänger und dem Betreff 1.
Vor dem Betreff steht der Ausdruck „Re:“ für zurück.
Im Body sind die Empfangsdaten sowie der Ursprüngliche Text enthalten 2
Den Empfänger der zu beantwortende E-Mail kann als Kontakt gespeichert werden. Diese Einstellungen können Sie unter den Optionen individual eingestellt werden.
E-Mails weiterleiten
Möchten Sie eine empfangene E-Mail z.B. an einem Kollegen weiterleiten, so markieren Sie die empfangende E-Mail und klicken auf die Schaltfläche Weiterleiten.
Im Gegensatz zu beantworten, ist der Empfänger (das Feld An….) frei. Hier können Sie die E-Mail-Adresse erfassen oder auf vorhanden Kontakte zurück greifen. Klicken Sie dazu die Schaltfläche Kontakte an.
E-Mails mit Anlagen verschicken
Manchmal reicht eine E-Mail nicht alleine aus, sondern es wird eine Anlage beigefügt. Diese Anlage kann z.B. ein Foto oder Dokument sein.
Der Ablauf entspricht im weiten der Handhabung einer „normalen“ E-Mail.
Klicken Sie jedoch zusätzlich auf die Schaltfläche Einfügen.
Folgende Möglichkeiten ergeben sich:
Nach erfolgreicher Einbindung wird das Dokument optisch angezeigt, dass es sich in der E-Mail befindet:
Signaturen
Unter einer elektronischen Signatur versteht man mit elektronischen Informationen verknüpfte Daten, mit denen man den Unterzeichner bzw. Signaturersteller identifizieren und die Integrität der signierten elektronischen Informationen prüfen kann.
In der Regel handelt es sich bei den elektronischen Informationen um elektronische Dokumente. Elektronische Dokumente, die einem unterzeichneten Schriftstück gleichstehen, sind mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach 2 Nr. 3 des Signaturgesetzes zu versehen. Das zugehörige qualifizierte Zertifikat muss zum Zeitpunkt der Anbringung der Signatur an dem Dokument gültig gewesen sein.
Die elektronische Signatur erfüllt somit technisch gesehen den gleichen Zweck wie eine eigenhändige Unterschrift auf Papierdokumenten
Oftmals werden die Begriffe „digitale Signatur“ und „elektronische Signatur“ synonym verwendet. Dies ist jedoch nicht korrekt. Der Begriff „digitale Signatur“ bezeichnet eine Klasse von mathematischen Verfahren, während „elektronische Signatur“ ein rein rechtlicher Begriff ist.
Für bestimmte Bereiche stellen die nationalen Gesetzgeber zusätzliche Anforderungen an elektronische Signaturen. So erfüllen in Deutschland nur qualifizierte elektronische Signaturen gemäß 2 Nr. 3 Signaturgesetz (SigG) die Anforderungen an die elektronische Form gemäß 126a BGB, die die gesetzlich vorgeschriebene Schriftform ersetzen kann.
Auch erhalten nur mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehene elektronische Dokumente den gleichen Beweiswert wie (Papier-)Urkunden im Sinne der Zivilprozessordnung (ZPO)
Änderung der ZPO zum 01.01.2013 – 802d ZPO
„(2) Anstelle der Zuleitung eines Ausdrucks kann dem Gläubiger auf Antrag das Vermögensverzeichnis als elektronisches Dokument übermittelt werden, wenn dies mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen und gegen unbefugte Kenntnisnahme geschützt ist“
Digitale Signatur unter Windows Live Mail
In Windows Live Mail haben Sie die Möglichkeit E-Mails mit einer digitalen Signatur zu versehen.
Klicken Sie beim erfassen der E-Mail die Registerkarte Optionen 1 an.
Anschließend auf die Schaltfläche Digital signieren. 2 Optisch wird Ihnen dies mit einer Art Schleife dargestellt 3
