Sie können aus den unterschiedlichsten Gründen einen neuen Amtsgerichtsbezirk zugeschlagen bekommen. Jedoch hat hier auch die Reform der GVO bzw. GVGA keine Klarheiten gebracht, wie dies im Moment genau geregelt ist. Somit liegt dies meistens in Ihrer eigenen Verantwortung bzw. der Ihres Prüfungsbeamten!
Wir möchten Ihnen mit diesem Hilfebeitrag mögliche Wege zur Einrichtung mehrerer Bezirke im GV Büro System aufzeigen und eine Empfehlung aussprechen.
Mit dem GV Büro System können Sie bis zu 99 Bezirke einrichten und haben somit immer den perfekten Überblick über Ihre Bezirke! Natürlich ist diese Funktion Bestandteil des Programms und verursacht keine weiteren Kosten.
Wie Sie die Bezirke einrichten können, erklären wir später im Abschnitt Zweiten Datenbereich einrichten.
Folgende Fragen sollten Sie vorab mit Ihren Vorgesetzten, dem Prüfungsbeamten bzw. mit der Gerichtskasse klären:
- Dürfen Sie mehrere Dienstregister und Kassenbücher führen (für jeden Bezirk ein einzelnes)?
- Sollten Sie die Frage mit Ja beantwortet haben, so lesen Sie später bitte den Abschnitt Zweiten Datenbereich einrichten
- Sollten die Antwort aber Nein sein, klären Sie die weiteren Fragen.
- Müssen die Bezirke unterschiedlich erscheinen, z.B. auf den Briefbögen / Vordrucken?
- Sollten Sie die Frage mit Nein beantwortet haben, so brauchen Sie keine Veränderungen vorzunehmen.
- Sofern Sie unterschiedliche Kopfdaten wie z.B. Sprechstunden benötigen, erfassen Sie diese im Menü auf der Registerkarte Sprechstunden
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- Über das Menü im Bereich Allgemein können Sie dann ansteuern, welche Sprechstunden auf den Nachrichten bzw. Protokollen gedruckt werden soll.
Benötigen Sie zwei unterschiedliche Statistiken?
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Sollten Sie die Frage mit Nein beantworten, so brauchen Sie keine Veränderungen vorzunehmen.
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Andernfalls erfassen Sie über das Menü die einzelnen Bezirke:
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- Im Dienstregister erfassen Sie dann die jeweilige Bezirksnummer im Feld interne Bez.Nr.(hier "2" für Geldern):
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- Der Ausdruck des Vordruck GV 12 kann dann wahlweise gesamt oder für jeden Bezirk einzeln gedruckt werden. Klicken Sie dazu auf das Menü .
Zweiten Datenbereich einrichten
Sofern es Ihnen erlaubt wurde, zwei Dienstregister und Kassenbücher zu führen, richten Sie sich bitte einen zweiten Datenbestand ein. Auf diese Weise werden die Datenbestände der Bezirke sauber getrennt und sind mit eigenen Daten und Einstellungen im Programm verfügbar.
Starten Sie dazu das GV Büro System, so dass Sie zur Anmeldung gelangen:
Klicken Sie auf den Pfeil der nach unten zeigt, neben dem Hilfe-Button:
Klicken Sie auf
Akzeptieren Sie den vorgeschlagenen Datenbereich.
Alternativ können Sie über den Datenbereich selbst festlegen, oder einen bereits bestehenden Ordner wählen.
Bestätigen Sie die Einrichtung
Im Assistenten der Einrichtung wählen Sie die Option
Wählen Sie den Datenbereich aus, aus dem z.B. Ihre Nachrichtentexte oder Stammadressen übernommen werden sollen. In der Regel ist dies der vorgeschlagene Ordner C:\Workshop\GVBas\GVDat.
Empfohlen wird, dass auch die Jahrestabelle mit übernommen wird. Klicken Sie die entsprechende Checkbox an.
Klicken Sie auf .
Nach erfolgreicher Einrichtung sollte folgendes Fenster erscheinen. Klicken Sie auf , um zur Anmeldung zu gelangen.
Die Datenbereiche werden Ihnen nun im Startbildschirm angezeigt. In der Regel heißt der neue Datenbereich GVDat002. Standardmäßig wird der neue Datenbereich an dieser Stelle ausgewählt. Über die Dropdown-Box können Sie natürlich ganz einfach wieder Ihren alten Datenbereich auswählen.
Das Passwort Ihres neuen Datenbereich ist Ihr Schlüsselcode. Geben Sie diesen als Passwort ein oder ändern Sie das Passwort schon vor dem ersten Anmelden. Wie Sie Ihr Passwort ändern erläutern wir im Beitrag Passwort ändern.
Wenn Sie das GV Büro System schließen wird beim nächsten Start der zuletzt geöffnete Datenberich in der Dropdown-Box vorausgewählt. Vergewissern Sie sich also, dass Sie sich in den gewünschten Datenbereich einloggen.
Tipp: Um sich nicht aus Versehen im falschen Datenbereich anzumelden empfiehlt es sich für jeden Datenbeich ein eigenes Passwort zu vergeben.
Besonderheiten beim zweiten Datenbereich
Durch die Einrichtung des zweiten Datenbereichs wurden Ihre Nachrichtentexte und Stammadressen übernommen. Jedoch stehen die Register und Kassenbücher, Überweisungslisten und Lastschriftenlisten alle auf Nr. 1 und sind somit für den Neuanfang richtig eingerichtet.
Bitte erfassen Sie nun im Menü die neuen Daten.
Bzgl. des Kassenbuchs II klären Sie mit Ihrer Gerichtskasse ab, wie zukünftig der Monatsabschluss erfolgen muss.
Durch den zweiten Bezirk stehen Ihnen in der Regel die Bürokostenentschädigungen und Vergütungen nur anteilmäßig zu. Jedoch sind viele Kassen überfragt, wie diese Werte dann aussehen müssen. Sollten Werte bekannt sein, so ändern Sie dies im Menü .
Unsere Empfehlung
Unsere Empfehlung wäre daher, die Abrechnung für die Bürokostenentschädigung und Vergütung nur mit einer Gerichtskasse abzuwickeln.
Wie geht dies im Einzelnen?
- Buchen Sie wie gewohnt in jedem Bezirk die anfallenden Buchungen inkl. Gebühren, Auslagen usw.
- Im „alten“ Bezirk führen Sie einen Monatsabschluss durch, den Sie jedoch nicht abgeben.
- Übertragen Sie die Summenspalte als einzelne Buchung in den neuen Bezirk.
Beispiel
Der Monatsabschluss für den „alten“ Bezirk:
Dies buchen Sie im „neuen“ Bezirk als eine Summenbuchung:
Mit dieser Methode erreichen Sie, dass die Gebühren, der eingezahlte Betrag usw. als eine Summe im neuen Bezirk wiedergespiegelt wird und aus den Gesamtgebühreneinnahmen nun ein Abrechnungsschein erstellt werden kann.
Weitere Besonderheiten und Vorteile
- Eine eingesetzte E-Mail- Adresse kann weiter genutzt werden
- Die Software EGVP muss nicht ein weiteres Mal installiert oder eingerichtet werden
- Ihre persönlichen Nachrichtentexte wurden mit übernommen, so dass diese weiterhin zur Verfügung stehen.
- Sie entscheiden, in welchen Bezirk Sie „gehen“ und haben das volle Programm inkl. aller Funktionen zur Verfügung
- Ein eingesetztes Außendienstprogramm erkennt dies und berücksichtigt dies bei der Auswertung
- Ein späteres nachschauen in den älteren Bezirken ist möglich, ohne dass die Daten verloren gehen
- Ein Update wird automatisch für alle eingesetzten Bezirke installiert
Bitte beachten Sie jedoch, dass die Datensicherung immer nur für den ausgewählten Datenbereich erstellt wird. Daher empfehlen wir Ihnen den Einsatz von neuen Sicherungsmedien, und diese entsprechend den Bezirken zuzuordnen.
Bei weiteren Fragen zur Installation und Einrichtung helfen wir Ihnen gerne weiter. Bitte nehmen Sie dazu Kontakt auf mit unserer Kundenbetreuung, telefonisch 02821-731222, oder per E-Mail: hotline.gv@workshop-software.de
