Sie sind auf Grund der gesetzlichen Bestimmungen verpflichtet, alte Datenbestände von Ihrem Computer zu löschen. Hiervon sind eine ganze Menge von Daten betroffen, es handelt sich im Wesentlichen um Dienstregister, Namenverzeichnisse, Kassenbücher und ggf. Dokumente in der Dokumentenverwaltung.
Das GV Büro System vereinfacht die Löschung der alten Daten ungemein, es bietet Ihnen einen Assistenten, welcher die Datenanalyse vornimmt. Vorraussetzung ist eine aktuelle Datensicherung, wenn diese vorliegt, wird folgender Assistent angezeigt:
Im unteren Eingabefeld wird Ihnen das aktuelle Jahr angezeigt, Sie können es nicht abändern. Klicken Sie auf den Button , durchsucht das GV Büro System den gesamten Datenbestand und zeigt das Ergebnis der Suche auf der nächsten Seite an (bitte beachten Sie, dass die Suche je nach Geschwindigkeit des Computers und der Menge der gespeicherten Daten mehr oder weniger Zeit benötigt):
Möglicherweise befinden sich auf Ihrem Computer Dienstregister-Dateien, welche eine Größe von 0 Byte haben, also leer sind. Dies kann passieren, wenn beispielsweise das Computerdatum verändert wird und dadurch ein neues Jahr eingestellt wurde. Auch diese Dateien werden gefunden und können gelöscht werden.
Das GV Büro System listet alle gefundenen Daten übersichtlich auf, in der linken oberen Listbox werden sämtliche zu löschenden Dienstregister angezeigt, rechts daneben die zu löschenden Kassenbuch-Info-Datenbanken, darunter werden jeweils die zu löschenden Namenverzeichnisse und Lagerbücher angezeigt.
Alle alten Vermögensverzeichnisse werden ebenfalls zur Löschung gekennzeichnet, eine Besonderheit sind die angezeigten Listen: Hier werden alle Lastschriften-, Boten- und Scheckeinreicherlisten angezeigt, welche zu alt sind. Es handelt sich hier um Dateileichen, welche entfernt werden können, was bringt eine Lastschriftenliste aus dem Jahr 1999?
Klicken Sie auf den Button wird eine Zusammenfassung angezeigt:
Wenn Sie nun auf den Button klicken, werden die entsprechenden Dateien/Verzeichnisse gelöscht, es wird folgende Meldung angezeigt:
