Zur Vorbereitung und Durchführung des Jahresabschlusses bitten wir um Beachtung der folgenden Punkte:
Vorbereitung:
Kontrollieren Sie im Bereich KASSENBUCH / ABSCHLÜSSE / KORREKTUR JAHRESTABELLE, ob dort Ihre Monatsabschlüsse richtig und vollständig vorhanden sind. Aus dieser Tabelle wird später die Schlusszusammenstellung für das Kassenbuch II aller Abschlüsse gebildet.
Am Tag, an dem Sie den Jahresabschluss vornehmen fertigen Sie bitte eine separate Datensicherung an und verwahren diese bis mindestens Ende Januar auf!
Bitte führen Sie den Jahresabschluss nur mit einem gestarteten Programm durch. Sollten Sie im Netzwerkbetrieb mit mehreren gleichzeitig gestarteten Programmen arbeiten, beenden Sie vor der Durchführung des Jahresabschlusses alle Instanzen des Programms ausser einer, so dass das GV-Programm nur einmal innerhalb des Netzwerks gestartet ist.
Dienstregister I – Separates Dienstregister:
Sofern Sie das Dienstregister I separat führen, bitten wir Sie zu kontrollieren, ob noch Seiten in das KBII übernommen werden können oder sollen. Den Jahresabschluss nehmen Sie über das Menü REGISTER / DIENSTREGISTER I / JAHRESABSCHLUSS vor! Sollten Sie in einem Bundesland wohnen, wo das Dienstregister I im Dienstregister II geführt wird (wie z.B. Bayern, Sachsen, Hessen) brauchen Sie dies nicht vorzunehmen. Sie können hier direkt auf den Punkt Dienstregister II springen.
Bitte beachten Sie, dass beim Jahresabschluss weiterhin Geldeingänge gebucht, Vortragen gemäß der 6 Wochenfrist oder Änderungen an der Statistik vorgenommen werden können. Nur Neueintragungen in das Dienstregister I werden unter dem Jahr 2021 nicht mehr möglich sein. Neue Akten müssen dann unter dem Dienstregister I 2022 erfasst werden.
In den Bundesländern, in denen das Umstellen des Datums noch gestattet ist, können die neuen Akten so schon erfasst werden.
Wie oben beschrieben, bewirkt der Jahresabschluss nur den Vermerk, dass das Dienstregister I mit dem Datum geschlossen wird und fragt Sie, ob Sie schon das Deckblatt DR I gedruckt haben möchten. Sollten Sie hier versehentlich auf NEIN geklickt haben, so können Sie den Druck über das Menü DRUCKEN / TITELBLATT DR DRUCKEN nachträglich vornehmen.
Dienstregister II:
Den Jahresabschluss nehmen Sie über das Menü REGISTER / DIENSTREGISTER II / JAHRESABSCHLUSS vor. Wie oben beschrieben, bewirkt der Jahresabschluss nur den Vermerk, dass das Dienstregister II mit dem Datum geschlossen wird und fragt Sie, ob Sie schon das Deckblatt DR II gedruckt haben möchten. Sollten Sie hier versehentlich auf NEIN geklickt haben, so können Sie den Druck über das Menü DRUCKEN / TITELBLATT DR DRUCKEN nachträglich vornehmen.
In den Bundesländern, in denen das Umstellen des Datums noch gestattet ist, können die neuen Akten so schon erfasst werden. Bitte stellen Sie das Systemdatum daher auf das Jahr 2022. Beachten Sie aber, dass einige Bundesländer dies untersagen! Wir bitten Sie, diese Vorschriften entsprechend zu beachten.
Kassenbuch I:
Bitte kontrollieren Sie, ob Ihr Kassenbuch I mit vollständiger Seitenzahl vorliegt. Sollte dies nicht der Fall sein, so bitten wir Sie sicherheitshalber einmal das KBI komplett zu drucken.
Den Jahresabschluss nehmen Sie über das Menü KASSENBUCH / KASSENBUCH I / JAHRESABSCHLUSS vor.
Innerhalb des Jahresabschlusses empfehlen wir Ihnen die Auswahl NUR NOCH NICHT ABGESCHLOSSENE auszuwählen und diese dann später mit dem vorherigem Ausdruck auszutauschen.
In der Spalte 9 wird der offene Saldo und die neue KBI Nummer erfasst. Unterhalb des KBI ist der Vermerk, dass das KBI mit der Nummer xxx für Neueintragungen geschlossen wurde. Gleichzeitig wird das Deckblatt zum KBI gedruckt. Ein nachträglicher Ausdruck ist über das Menü DRUCKEN / TITELBLATT KB DRUCKEN möglich. Das „neue“ Kassenbuch I wird nicht automatisch gedruckt.
Kassenbuch II:
In vielen Bundesländern wird mit dem Monatsabschluss Dezember auch der Jahresabschluss mit gedruckt. (Ausnahme ist z.B. das Bundesland Mecklenburg-Vorpommern – weiteres siehe unten!) Hier ist der Jahresabschluss die Schlusszusammenstellung aller abgerechneten Monate. Einen Vermerk oder ähnliches gibt es hier nicht, im Gegensatz zu KBI oder dem Dienstregister.
Es erfolgt eine Frage, ob die Schlusszusammenstellung korrekt ist. Bitte beantworten Sie diese Frage entsprechend. Bei positiver Bestätigung wird das Kassenbuch II auf die laufende Nummer 1 gesetzt. Die Summen (rechte Spalte im KBII) stehen alle auf 0.00 EUR. In dem Bereich KORREKTUR JAHRESTABELLE (wie oben beschrieben) sollten die Werte alle leer sein.
In den Bundesländern in dem der Jahresabschluss (Schlusszusammenstellung) nicht automatisch mit erscheint, bitten wir Sie die Funktion KASSENBUCH / ABSCHLÜSSE / JAHRESABSCHLUSS KBII anzuwählen.
Eine evtl. Meldung beim Beenden des Programms, dass das KASSENBUCH fehlerhaft sei, können Sie dann ignorieren, sofern Sie sich noch im Jahr 2021 befinden und der Jahresabschluss richtig durchgeführt wurde.
Zahlungsverkehr:
Über den Button EXTRAS können Sie die Überweisungslisten oder Lastschriftenlisten auf die laufende Nummer 1 zurückstellen. Bitte beachten Sie hier Ihre ADV Vorschriften, da dies nicht bundeseinheitlich geregelt ist.
Wechselprotest:
Im Assistenten für den Wechselprotest können Sie die laufende Protest-Sammelakten Nummer anpassen.
