Seit Mai dieses Jahres ist die Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) in Kraft getreten. Diese Verordnung regelt den Umgang mit personenbezogenen Daten und die Rechte Betroffener. Um diese Rechte wahren zu können, müssen alle Stellen, die personenbezogene Daten verarbeiten, eine Dokumentation ihrer Tätigkeiten erstellen. Dazu gehört neben einer Datenschutzerklärung auch ein sogenanntes "Verarbeitungsverzeichnis personenbezogener Daten nach Artikel 30 Abs. 1 DSGVO" mit Anlagen. Nach Artikel 30 DS-GVO hat dieses Verzeichnis der "Verantwortliche für die Verarbeitung personenbezogener Daten" zu erstellen, i.w.S. der Datenschutzbeauftragte.
Die Software "GV Büro System" der Workshop Software GmbH ist ein Werkzeug, mit dem Gerichtsvollzieher personenbezogene Daten verarbeiten. Deshalb muss auch diese Tätigkeit von dem Verantwortlichen der Verarbeitung beschrieben werden.
Um Ihrer Verpflichtung zur Dokumentation nachzukommen, stellen wir Ihnen eine Vorlage für ein Verarbeitungsverzeichnis zur Verfügung. Diese Vorlage stammt von der Justiz und wurde uns überlassen mit der Bitte, es unseren Anwendern weiterzugeben.
Das Dokument stellt in tabellarischer Form alle für die DS-GVO relevanten Daten zusammen: Angaben zum Verantwortlichen, Angaben zur Verarbeitungstätigkeit, Kategorien betroffener Personen, Rechtsgrundlagen, Löschfristen, Externe Empfänger, Technische und organisatorische Maßnahmen und anderes.
Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass die Workshop Software GmbH keine Auskunft und keine Rechtsberatung zur Umsetzung der DS-GVO und zur Führung eines Verarbeitungsverzeichnisses geben kann. Die Hersteller von GV-Software können nicht Aufgaben des Datenschutzbeauftragten der Justiz übernehmen, da die Verarbeitung personenbezogener Daten vollständig außerhalb des Erkenntnisraums der Hersteller liegt. Zur Verarbeitung personenbezogener Daten beim Gerichtsvollzieher gehören nicht nur die Erfassung von Datenmasken in der Software, sondern auch die Beschäftigung von Angestellten, das Führen eines Büros mit Papierakten, Schriftverkehr, Außendienst und vieles mehr. Verantwortliche im Sinne des Artikel 30 DS-GVO können nur die Verarbeitenden selbst oder ein bestellter Datenschutzbeauftragter sein. Bitte wenden Sie sich deshalb im Falle von Fragen zur Führung des Verzeichnisses an Ihren Dienstherren bzw. den Datenschutzbeauftragten der Justiz.
